番号法の施行に伴う個人情報の受託業者の対応

番号法が平成2８年1月から施行され、民間組織にも適用される。
番号法上、民間組織の法律上の位置づけは個人番号関連事務取扱事業者となり、個人番号を従業員等の源泉徴収票の作成・提出や、健康保険・労働保険等の各種申請時に本人や扶養家族の個人番号を取得・利用・保管することになる。
一方、多くの会社では、給与計算や、社会保険等の手続きを専門家あるいはペイロール計算会社等に処理を委託している場合が少なく無い。番号法でも個人情報同様個人番号の処理を委託することは認められている。
但し、個人情報と異なり、本人の同意があっても個人番号の利用は限定された利用目的のみに使用することが義務付けられており、委託する場合にもその範囲に限られる。
また、委託した組織には委託先の個人番号に関する管理･監督が求められることになっている。
そのため、個人番号を含む個人データを用いて、給与計算に伴い源泉徴収票等を作成する業務を行っている事業者においては、個人番号を含む個人情報の利用・管理・保管・廃棄等を組織的に行うためのルール化と、ルールに基づく運用が今まで以上に厳しく求められることになる。
適用年度の1月まで残された時間は多くはなく、システムの改修、ルールの制定、運用実施を考えると速やかに対応する必要があろう。
ルールとしては、個人情報保護法に番号法要求事項を上乗せする方法か、JISQ15001に番号法要求事項を上乗せするかいずれかの方法によることを推奨する。
個人番号は個人情報の一部であるので、番号法のみに対応する形では情報の適正な管理は難しい。